Waarom is de VvE inschrijven noodzakelijk?

Iedere bij de KvK bekende VvE is al een aantal keer geattendeerd op het feit dat elke VvE zich in moet inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Maar waarom is de VvE inschrijven noodzakelijk en wat kan een VvE precies verwachten? En hoe zit het met het VvE bestuur en de beheerder? In een gesprek met de KvK is mij gelukkig duidelijk gemaakt wat er precies verwacht wordt en waarom dit zo is. En wat blijkt, deze inschrijving is heel nuttig, ook voor een VvE. In deze post zal ik alle informatie die ik gekregen heb verwerken. Na het lezen van deze post zal veel meer duidelijk zijn over de inschrijving en hoe de vereniging het zichzelf zo makkelijk mogelijk kan maken. En ja ik zal ook stil staan bij de mogelijke boete van bij € 17.000 die het niet inschrijven u als VvE uiteindelijk kan kosten.

Iedere bij de KvK bekende VvE is al een aantal keer geattendeerd op het feit dat elke VvE zich in moet inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Maar waarom is de VvE inschrijven noodzakelijk en wat kan een VvE precies verwachten? En hoe zit het met het VvE bestuur en de beheerder? In een gesprek met de KvK is mij gelukkig duidelijk gemaakt wat er precies verwacht wordt en waarom dit zo is. En wat blijkt, deze inschrijving is heel nuttig, ook voor een VvE.

In deze post zal ik alle informatie die ik gekregen heb verwerken. Na het lezen van deze post zal veel meer duidelijk zijn over de inschrijving en hoe de vereniging het zichzelf zo makkelijk mogelijk kan maken. En ja ik zal ook stil staan bij de mogelijke boete van bij € 17.000 die het niet inschrijven u als VvE uiteindelijk kan kosten.

Stukje geschiedenis.

Tot 1992 waren alle VvE’s al ingeschreven in het handelsregister, maar dat is toen opgeheven. Mij is verteld dat dit tot stand is gekomen door het verdwijnen van de koppeling tussen het burgerlijk wetboek boek 5 en het handelsregister met betrekking tot verenigingen. Dit is uiteindelijk per 1 juli 2008 weer in werking gesteld en sindsdien is iedere VvE verplicht om zich in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Dit is in de handelsregisterwet 2007 vastgelegd.

Waarom de KvK

Het Handelsregister wordt dé basisregistratie van alle ondernemingen en overige rechtspersonen in Nederland. Ook alle Verenigingen van Eigenaars (VvE’s) moeten zich registreren.  De Handelsregisterwet 2007 stelt dat VvE´s deelnemen aan het economisch verkeer omdat de vereniging en niet alle individuele eigenaars overeenkomsten sluiten met bijvoorbeeld een schildersbedrijf voor het schilderen van het pand. Vaak gaat het dan om grote bedragen. Het is van belang te weten wie de bestuurders van een VvE zijn en gemachtigd zijn om in naam van de VvE eenopdracht aan het schildersbedrijf mogen verstrekken op basis van besluiten die in de vergadering zijn genomen. (Lees ook het artikel: Gevolgen onjuiste inschrijving KvK van VvE bestuur)

Overgangsfase

De invoering van de handelsregisterweg heeft voor de VvE’s voorzien in een overgangsfase waarbij er een duidelijk onderscheid is gemaakt tussen verenigingen die voor 1 juli 2008 zijn opgericht en diegene die op of na 1 juli 2008 zijn opgericht. De laatste groep was direct verplicht om te voldoen aan de wet en diende zich direct te registreren in het handelsregister. Voor vve’s die voor 1 juli 2008 zijn opgericht gold een overgangsperiode tot 31/12/09. Op deze datum diende elke VvE zich te hebben geregistreerd.

Nog steeds blijkt dat lang niet elke VvE geregistreerd te zijn, maar langzaam en zeker zullen alle VvE’s zich wel dienen te registreren. Dit zal in ieder geval plaats vinden doordat 3e partijen zoals banken en notarissen altijd zullen vragen om een uittreksel uit het handelsregister wanneer er een nieuwe bankrekening wordt overgemaakt of wanneer er een overschrijving dient plaats te vinden. Bij de verkoop zal namelijk ook altijd om een inschrijfbewijs van VvE gevraagd worden door de notaris.

De notariële akte bepaalt niet het eigendom.

Een veel gehoord misverstand is dat men aanneemt dat een vereniging uit meerdere eigenaars moet bestaan, maar dit is een groot misverstand. Een voorbeeld.

Het kan zijn dat in het verleden een pand gesplitst is in twee gescheiden wooneenheden, maar dat deze beide in eigendom zijn van dezelfde eigenaar. Deze heeft de beide gebouwen ook samengevoegd en er weer 1 woning van gemaakt. Echter voor de wet en voor het handelsregister blijft hier een vereniging op gevestigd.

Bepalend is of het pand gesplitst bij notariële akte. Juridisch gezien kan de VvE alleen opgeheven worden door ontbinding via een notaris, maar kosten die hieraan verbonden zijn wegen niet op tegen de kosten van het registreren van de vereniging bij de KvK.

Wat moet er geregistreerd worden bij de KvK

Het hoogste orgaan binnen de Vereniging van Eigenaars is de Vergadering van Eigenaars. In de vergadering wordt het bestuur gekozen/benoemd en dient het (nieuwe) bestuur te wordt ingeschreven als bestuurder van de VvE bij de KvK. Deze bestuurder heeft alleen maar de mogelijkheid om het beleid dat is vastgesteld uit te voeren. Het is een uitvoerend orgaan en de term bestuurder binnen een VvE kan nog wel eens een ander beeld oproepen daar de bestuurder van een bedrijf juist GEEN verantwoording hoeft af te leggen en zelfstandig kan besluiten. Het registreren van de bestuurder  is nodig voor verificatie van de opdrachtbevoegdheid van de bestuurder om beslissingen uit te voeren.

De bestuurder van een VvE is alleen beslissingbevoegd met beperkingen. Deze beperkingen worden onder andere bepaald in de akte van splitsing (Statuten), in de vergadering of in de begrotingen de bestuurder mag niet buiten het besluit van de vergadering werken.

Wie inschrijven en hoe

Voor de eerste inschrijving in de KvK wordt het dit formulier gebruikt. Hierbij zijn een aantal documenten die van belang zijn. Als eerste gaat het om de splitsingsakte. Voor verenigingen die op of na 1 juli 2008 zijn opgericht dient een orgineel van de splitsingsakte opgeleverd te worden. Voor verenigingen die voor deze datum zijn opgericht kan volstaan worden met een kopie van de splitsingsakte.

Daarnaast dienen ook de bestuurders en beheerder geregistreerd te worden in het handelsregister. Wie in te schrijven is voor een groot gedeelte bepaalt in boek 5 en in het modelreglement waarnaar verwezen wordt in de splitsingsakte.

Boek 5

BW5: Het bestuur van de vereniging wordt gevormd door één bestuurder, tenzij de statuten (splitsingsakte) bepalen dat het er twee of meer zullen zijn. In het laatste geval wordt de vereniging, voor zover in de statuten niet anders is bepaald, tegenover derden door ieder der bestuurders vertegenwoordigd.

BW5: Het bestuur wordt door de vergadering van eigenaars, al dan niet uit de leden, benoemd.

Modelreglement

1973: Het bestuur van de vereniging berust bij de administrateur, die benoemd wordt door de vergadering. Deze zal ook een plaatsvervangend administrateur kunnen benoemen.

1983: Het bestuur berust bij één of meer administrateurs, die benoemd worden door de vergadering.

1992: Het bestuur bij één of meer bestuurders, die al dan niet uit de eigenaars door de vergadering worden benoemd. In geval dat er meer bestuurders zijn, benoemen zij één hunner tot voorzitter van het bestuur. Tevens benoemen zij een secretaris en een penningmeester uit hun midden; beide functies kunnen in één persoon verenigd worden. Het bestuur wordt gevormd door een oneven aantal van één of meer bestuurders.

2006: (zie 1992 plus aanvulling) Voor de eerste maal kan de benoeming van het bestuur bij de akte geschieden. Bij gebreke van benoeming van een eerste bestuur geldt/gelden degene(n) die tot splitsing overgaat/overgaan als bestuurder(s).

Wat te doen bij mutaties

Voor mutaties in het bestuur of de beheerder is het noodzakelijk om van de bestuurder altijd legitimatie mee te sturen. Bij het doorgeven van mutaties zijn een aantal punten handig om rekening mee te houden. Doordat een bestuurder in of uitgeschreven gaat worden en dus bevoegdheden heeft een kort overzicht wat te doen.

Wanneer doorgeven

Deze punten altijd samen doorsturen. Anders zal er meer werk zijn nl getekend verslag voor benoeming, met getekende presentie lijst zodat ook rechtsgeldigheid van besluit getoetst kan worden.

Tip = om alle documenten die noodzakelijk zijn om mutaties door te voeren tijdens de vargadering mee te nemen. Deze kunnen dan na het besluit door alle betrokkenen getekend worden en is het in een keer allemaal geregeld. Zeker gezien het vereiste in de wet om wijzigingen binnen 8 dagen kenbaar te maken.

Controle

Wanneer er niemand binnen de vereniging gaat verhuizen en het rekeningnummer niet hoeft te worden overgezet op een andere naam kunt u natuurlijk wachten met de inschrijving tot het moment dat het van u verlangt wordt. De belastingdienst is met de controle belast van de inschrijving van de VvE en mij is niet bekend wanneer deze zal gaan beginnen met het uitvoeren van de controle. U kunt dus wachten totdat de belastingdienst of een verhuizing of het overschrijven van de bankrekening een reden is om de VvE te registreren in het handelsregister, alleen een overtreding kan heel veel geld kosten .Het niet registreren is een economisch delict en de boete staat op ongeveer € 17.000.

Wanneer u zich dat uiteindelijk inschrijft dan

VvE kunnen ook voor algemene info naar KvK, eventueel een vraaguur bij advocaat van de kamer aanvragen om algemene onderwerpen te bespreken.

Ook bij ondersplitsing van VvE elke notarieel vastgelegde akte moet afzonderlijk ingeschreven zijn.

Wat kost het

Ieder jaar dat een vve ingeschreven dient te zijn wordt ook daadwerkelijk doorberekend aan de vve. Een VvE betaalt dezelfde jaarlijkse bijdrage als een ‘gewone’ vereniging, namelijk € 26,64 (prijspeil 2011). Deze heffing is door het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie vastgesteld.

Voor een VvE van voor 1 juli 2008 wordt, wanneer deze zich nu inschrijft, met terugwerkende kracht de jaarlijkse bijdrage van 2009, 2010 en 2011 berekend omdat een VvE toen ingeschreven moest zijn.

Voor een VvE van na 1 juli 2008 wordt, wanneer deze zich nu inschrijft, met terugwerkende kracht de jaarlijkse bijdrage van 2008, 2009, 2010 en 2011 berekend omdat deze VvE al in 2008 ingeschreven moest zijn.

Voor de inschrijving is noodzakelijk een splitsingsakte. Deze kan altijd opgevraagd worden bij het Kadaster, via kcc@kadaster.nl echter handiger is het om even te vragen of een van de eigenaars nog een splitsingsakte heeft. Wanneer voor 1 juli 2008 opgericht dan kan een VvE een kopie inleveren bij de KvK. Het moet wel altijd een leesbaar exemplaar zijn.

De Informele VvE

Voor 1972 was het niet verplicht om een VvE op te richten en in sommige splitsingsakten is dit ook niet opgenomen. Hier spreken we over een informele VvE en deze is niet inschrijfplichting. Een nadeel voor  de bestuurder en het bestuur is dat zij hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de activiteiten die uitgevoerd worden namens de VvE. Een informele VvE kan echter wel ingeschreven worden in de kvk. Echter men kan er ook voor kiezen om de VvE formeel op te richten waarbij een nieuwe splitsingsakte wordt opgesteld die refereert naar het laatste modelreglement met een aantal aanpassingen.

 

Tags:
16 Reacties
  1. VVE A18 S34 7 jaar geleden

    Nav het artikel heb ik de volgende vraag: heeft een ondervereniging van een VVE nog meer verplichtingen behalve de KvK inschrijving?
    Wij bewonen een herenhuis dat eerst wat opgesplitst in 2 appartementen A en B, waarbij de VVE ontstond. Toen vervolgens appartement A werd ondergesplitst in A1 en A2, onstond een onder-VVE. Deze heeft de toenmalige eigenaar nooit laten inschrijven bij de KvK, dit willen we dan ook snel regelen.
    Maar moeten we dan ook een apart bankrekeningnummer aanvragen en een apart fonds gaan beheren? Dat zou wel veel rompslomp opleveren, aangezien het 1 huis betreft en wij gewoon het onderhoud als geheel vanuit 1 overzichtelijke pot willen financieren.

    • admin 7 jaar geleden

      Beste VvE A18 S34

      Bedankt voor je reactie. Jullie moeten jullie inderdaad inschrijven en de benodigde documenten kun je gemakkelijk onder het kopje documenten downloaden. Daarnaast geldt dat jullie ondersplitsing gezien wordt als een afzonderlijke VvE waarbij jullie ook als een individuele vereniging zullen moeten kunnen optreden.

      Ik ben van mening dat het voor jullie als eigenaren en voor jullie VvE beter is als jullie inderdaad alle “rompslomp” te regelen door een aparte rekening openen voor de service kosten die betaald moeten worden en om het verplichte reserve fonds op te bouwen. Met een aparte rekening houden jullie prive en verenigingsgelden gescheiden. Overigens houdt dit ook in dat jullie minimaal 1 keer per jaar een vergadering beleggen en een financieel verslag vastleggen.

      Een andere optie is om op nieuw de splitsing vast teleggen bij de notaris waarbij er één VvE zal ontstaan. Dit is een punt waar door veel kleine verenigingen uit kostenoverwegingen niet vaak voor gekozen wordt.

      • VVE A18 S34 7 jaar geleden

        Beste admin,

        Bedankt voor je antwoord.
        Natuurlijk hebben we voor de VVE al een aparte rekening om inderdaad prive en verenigingsgeld gescheiden te houden. Mijn vraag was eigenlijk of de Onder VVE ook nog eens een apart fonds moet opbouwen op een aparte rekening. Nu storten de 2 leden van de OnderVVE, die uiteraard ook lid van de VVE zijn, gewoon in het VVE fonds. Kunnen we dit handhaven of moeten we voor de vorm eerst het geld op een aparte rekening van de onderVVE storten en dat dan weer overmaken op de rekening van de VVE? Dit is de rompslomp die mij zo overbodig lijkt…maar ja, als het verplicht is horen we het graag.

        • admin 7 jaar geleden

          Beste VvE A18 S34,

          Het is verplicht om een reservefonds aan te leggen die gekoppeld is aan de vereniging, de hoogte daarvan dat is niet wettelijk bepaald. Dat jullie een gezamelijk reservefonds oprichten kan in jullie geval denk ik wel, al zou ik het wel formeel vast leggen dat jullie onder VvE samen met de hoofd VvE het reservefonds opbouwen. Dan is kan daar in de toekomst altijd naar teruggegrepen worden. Ik zou hier dan ook gelijk in vastleggen wat de verdeling is van het opbouwen van de reserve en hoe er gehandeld gaat worden wanneer deze niet afdoende is.

          Ik ga hier in ieder geval nog achteraan en kom er bij jullie op terug wanneer ik meer weet.

  2. stefan 7 jaar geleden

    “En wat blijkt deze inschrijving is heel nuttig, ook voor een VvE.”

    Goedemorgen,
    Waar blijkt dit uit?

    • admin 7 jaar geleden

      Beste Stefan,

      Het nut blijkt met name uit dit het stukje wat gaat over waarom inschrijven bij de KvK.

      Met de inschrijving van de KvK wordt aangegeven wie uit naam van de vereniging het beheer doet en dus een opdracht mag verstrekken aan derden uit naam van de vereniging.

      Ik hoop dat ik je hiermee geholpen heb. Als je hier nog meer vragen over hebt, dan hoor ik het graag zodat dit onderwerp in een toekomstig artikel meer uitgewerkt wordt.

  3. Petra de Jong 7 jaar geleden

    Vanaf volgend jaar hoeft de jaarlijkse bijdrage aan de KvK niet meer betaald te worden heb ik begrepen.

    Ik vraag me wel af of VVE’s op enig moment hun jaarrekeningen moeten gaan deponeren bij de KvK. Wellicht ziet de Belastingdienst dit als een interessante mogelijkheid om te controleren of eigenaars hun aandeel in het reservefonds wel netjes opgeven bij box 3.

  4. Gonny Reumkens 6 jaar geleden

    Onlangs hebben we een appartement gekocht waar tuingrond bij was.
    Deze tuingrond hebben niet meegekocht.
    Nu is notarieel een ondervereniging opgericht door de verkoper onder de naam 68 en 68a (huisnummers).
    De voorzitter van de VVE beweerd dat wij zelf dan de kosten voor de KVK zelf moeten betalen.

    Volgens ons is de ondervereniging een deel van de VVE waar dus iedere bewoner van het complex lid van is, en zijn de kosten voor de VVE.Klopt dat?

    • admin 6 jaar geleden

      Geachte mevrouw Reumkens,

      Ik heb uw vraag voorgelegd bij een aangesloten notaris en heb de volgende beantwoording gekregen. De kosten van een Vereniging van Eigenaars zijn voor rekening voor de leden van die Vereniging van Eigenaars. Op het moment dat door splitsing een vereniging binnen een vereniging ontstaat dan zijn al de kosten die gerelateerd zijn aan de ondervereniging voor rekening van deze VvE en dus ook de kosten voor inschrijving bij de KvK.

      Het is niet zo dat deze additionele kosten voor rekening zijn van de hoofd VvE.

  5. Marja 5 jaar geleden

    Beste Admin,

    Wij zijn er sinds ongeveer een jaar achter dat onze Turkse VVE door de voorzitter van het bestuur nu staat ingeschreven bij de Nederlandse K.v.k. kan dit gevolgen hebben voor de leden?

    • admin 5 jaar geleden

      Beste Marja,

      Apart dat deze Turkse VvE door de voorzitter van het bestuur is ingeschreven in een Nederlandse Kvk. Ik heb al eerder een dergelijke vraag gekregen en het is niet mogelijk om een Turkse VvE onder Nederlands recht te laten vallen. Het is een dusdanig specifiek geval dat ik denk dat het voor jullie verstandig is om contact op te nemen met Mr. S.T. Kroon-Özyurt, Advocaat in het Turkse Recht. Zij kan u denk ik veel verder helpen dan dat VvE Centraal dat kan.

  6. Tim 5 jaar geleden

    Goedemiddag, ik begrijp uit bovenstaand artikel dat het voor een appartementen gebouw van voor 1972 niet verplicht is om een vve te hebben indien dit niet in de splitsingsakte staat vastgesteld. Wij hebben op ons portiek totaal 6 appartementen, en nog steeds geen aktieve vve met een reserve fonds, en inschrijving KVK. Wel voeren wij in gezamenlijk overleg onderhoud uit aan de appartementen. Indien wij dit kunnen aantonen is dit ook voldoende? Ik zit ook met het probleem dat wij ons appartement willen verkopen, en wij van een makelaar te horen hebben gekregen dat het moeilijk ( of niet) mogelijk is om het appartement te verkopen indien er geen ingeschreven vve is. Hierdoor kunnen eventuele kopers geen hypotheek krijgen is dit waar?

    Met vriendelijke groet,
    Tim

  7. Willemsen 5 jaar geleden

    indien een vve is opgericht per 01-01-2013 kunnen de kosten van 2012 dan nog met terugwerking ingediend worden, en de eigenaren ook nog hun bijdrage betalen?

    • Colin 5 jaar geleden

      De vraag is zo beknopt gesteld dat je er eigenlijk niets mee kunt. Maar goed, ik probeer er toch maar weer iets van te maken.

      Is 1 januari 2013 werkelijk de datum van oprichting van de VvE? Ik wil niets uitsluiten, maar ik betwijfel sterk dat er een notaris is geweest die op nieuwjaarsdag een akte van splitsing voor een appartementencomplex heeft ondertekend.

      Ik denk eerder dat 1 januari 2013 de datum is waarop de VvE actief is geworden en is begonnen met het innen van de maandelijkse voorschotbedragen. Hoe dan ook is de vraag niet relevant als de in 2012 gemaakte (aanloop)kosten betrekking hebben op de VvE. Deze kosten komen dan terecht in de exploitatierekening over 2013. Als deze rekening sluit met een tekort, wordt dit via een aanvullende bijdrage door de appartementseigenaren betaald. Een en ander op basis van de breukdelen uit de splitsingsakte, op dezelfde manier als de maandelijkse bijdragen worden bepaald.

      In het onwaarschijnlijke geval dat 1 januari 2013 toch de datum van oprichting is, kunnen de kosten uit 2012 geen betrekking hebben op de VvE. Immers, de VvE bestond toen nog niet. In dat geval zijn de kosten voor rekening van de vorige eigenaar van het gebouw (toen de splitsing in appartementsrechten nog geen feit was).

  8. Jan 4 jaar geleden

    Als een ondersplitsing VVE wel ingeschreven staat bij de KVK en 2 van de 5 bestuursleden niet,wat betekent dit dan voor de aangegane verplichtingen vanuit die persoon of bestuur?

    Wat als men de hoofdsplitsing is vergeten in te schrijven en te activeren.

    Wie is de aangewezen persoon om de hoofdsplitsing in te schrijven nu,of had moeten inschrijven toen gelijk met de ondersplitsing.

    Met vriendelijke groeten een VVE Lid

  9. Corry van der Schouw 3 jaar geleden

    Ik zou het antwoord op uw vraag niet weten, maar wil het wel graag weten. Als u inmiddels het antwoord weet, mag ik dat dan van u vernemen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Neem contact op met VvE Centraal

U kunt dit formulier gebruiken om contact op te nemen met VvE Centraal

Wordt verstuurd

wit logo-01

©2018 VvE Centraal, onderdeel van Blue Orange Participaties B.V.

Login met je gegevens

of    

Je gegevens vergeten?

Create Account