Kennis van VvE Zaken

BeheerBestuurWettelijke verplichtingen

Waarom is de VvE inschrijven noodzakelijk?

Iedere bij de KvK bekende VvE is al een aantal keer geattendeerd op het feit dat elke VvE zich in moet inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Maar waarom is de VvE inschrijven noodzakelijk en wat kan een VvE precies verwachten? En hoe zit het met het VvE bestuur en de beheerder? In een gesprek met de KvK is mij gelukkig duidelijk gemaakt wat er precies verwacht wordt en waarom dit zo is. En wat blijkt, deze inschrijving is heel nuttig, ook voor een VvE. In deze post zal ik alle informatie die ik gekregen heb verwerken. Na het lezen van deze post zal veel meer duidelijk zijn over de inschrijving en hoe de vereniging het zichzelf zo makkelijk mogelijk kan maken. En ja ik zal ook stil staan bij de mogelijke boete van bij € 17.000 die het niet inschrijven u als VvE uiteindelijk kan kosten.

Iedere bij de KvK bekende VvE is al een aantal keer geattendeerd op het feit dat elke VvE zich in moet inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Maar waarom is de VvE inschrijven noodzakelijk en wat kan een VvE precies verwachten? En hoe zit het met het VvE bestuur en de beheerder? In een gesprek met de KvK is mij gelukkig duidelijk gemaakt wat er precies verwacht wordt en waarom dit zo is. En wat blijkt, deze inschrijving is heel nuttig, ook voor een VvE.

In deze post zal ik alle informatie die ik gekregen heb verwerken. Na het lezen van deze post zal veel meer duidelijk zijn over de inschrijving en hoe de vereniging het zichzelf zo makkelijk mogelijk kan maken. En ja ik zal ook stil staan bij de mogelijke boete van bij € 17.000 die het niet inschrijven u als VvE uiteindelijk kan kosten.

Stukje geschiedenis.

Tot 1992 waren alle VvE’s al ingeschreven in het handelsregister, maar dat is toen opgeheven. Mij is verteld dat dit tot stand is gekomen door het verdwijnen van de koppeling tussen het burgerlijk wetboek boek 5 en het handelsregister met betrekking tot verenigingen. Dit is uiteindelijk per 1 juli 2008 weer in werking gesteld en sindsdien is iedere VvE verplicht om zich in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Dit is in de handelsregisterwet 2007 vastgelegd.

Waarom de KvK

Het Handelsregister wordt dé basisregistratie van alle ondernemingen en overige rechtspersonen in Nederland. Ook alle Verenigingen van Eigenaars (VvE’s) moeten zich registreren.  De Handelsregisterwet 2007 stelt dat VvE´s deelnemen aan het economisch verkeer omdat de vereniging en niet alle individuele eigenaars overeenkomsten sluiten met bijvoorbeeld een schildersbedrijf voor het schilderen van het pand. Vaak gaat het dan om grote bedragen. Het is van belang te weten wie de bestuurders van een VvE zijn en gemachtigd zijn om in naam van de VvE eenopdracht aan het schildersbedrijf mogen verstrekken op basis van besluiten die in de vergadering zijn genomen. (Lees ook het artikel: Gevolgen onjuiste inschrijving KvK van VvE bestuur)

Overgangsfase

De invoering van de handelsregisterweg heeft voor de VvE’s voorzien in een overgangsfase waarbij er een duidelijk onderscheid is gemaakt tussen verenigingen die voor 1 juli 2008 zijn opgericht en diegene die op of na 1 juli 2008 zijn opgericht. De laatste groep was direct verplicht om te voldoen aan de wet en diende zich direct te registreren in het handelsregister. Voor vve’s die voor 1 juli 2008 zijn opgericht gold een overgangsperiode tot 31/12/09. Op deze datum diende elke VvE zich te hebben geregistreerd.

Nog steeds blijkt dat lang niet elke VvE geregistreerd te zijn, maar langzaam en zeker zullen alle VvE’s zich wel dienen te registreren. Dit zal in ieder geval plaats vinden doordat 3e partijen zoals banken en notarissen altijd zullen vragen om een uittreksel uit het handelsregister wanneer er een nieuwe bankrekening wordt overgemaakt of wanneer er een overschrijving dient plaats te vinden. Bij de verkoop zal namelijk ook altijd om een inschrijfbewijs van VvE gevraagd worden door de notaris.

De notariële akte bepaalt niet het eigendom.

Een veel gehoord misverstand is dat men aanneemt dat een vereniging uit meerdere eigenaars moet bestaan, maar dit is een groot misverstand. Een voorbeeld.

Het kan zijn dat in het verleden een pand gesplitst is in twee gescheiden wooneenheden, maar dat deze beide in eigendom zijn van dezelfde eigenaar. Deze heeft de beide gebouwen ook samengevoegd en er weer 1 woning van gemaakt. Echter voor de wet en voor het handelsregister blijft hier een vereniging op gevestigd.

Bepalend is of het pand gesplitst bij notariële akte. Juridisch gezien kan de VvE alleen opgeheven worden door ontbinding via een notaris, maar kosten die hieraan verbonden zijn wegen niet op tegen de kosten van het registreren van de vereniging bij de KvK.

Wat moet er geregistreerd worden bij de KvK

Het hoogste orgaan binnen de Vereniging van Eigenaars is de Vergadering van Eigenaars. In de vergadering wordt het bestuur gekozen/benoemd en dient het (nieuwe) bestuur te wordt ingeschreven als bestuurder van de VvE bij de KvK. Deze bestuurder heeft alleen maar de mogelijkheid om het beleid dat is vastgesteld uit te voeren. Het is een uitvoerend orgaan en de term bestuurder binnen een VvE kan nog wel eens een ander beeld oproepen daar de bestuurder van een bedrijf juist GEEN verantwoording hoeft af te leggen en zelfstandig kan besluiten. Het registreren van de bestuurder  is nodig voor verificatie van de opdrachtbevoegdheid van de bestuurder om beslissingen uit te voeren.

De bestuurder van een VvE is alleen beslissingbevoegd met beperkingen. Deze beperkingen worden onder andere bepaald in de akte van splitsing (Statuten), in de vergadering of in de begrotingen de bestuurder mag niet buiten het besluit van de vergadering werken.

Wie inschrijven en hoe

Voor de eerste inschrijving in de KvK wordt het dit formulier gebruikt. Hierbij zijn een aantal documenten die van belang zijn. Als eerste gaat het om de splitsingsakte. Voor verenigingen die op of na 1 juli 2008 zijn opgericht dient een orgineel van de splitsingsakte opgeleverd te worden. Voor verenigingen die voor deze datum zijn opgericht kan volstaan worden met een kopie van de splitsingsakte.

Daarnaast dienen ook de bestuurders en beheerder geregistreerd te worden in het handelsregister. Wie in te schrijven is voor een groot gedeelte bepaalt in boek 5 en in het modelreglement waarnaar verwezen wordt in de splitsingsakte.

Boek 5

BW5: Het bestuur van de vereniging wordt gevormd door één bestuurder, tenzij de statuten (splitsingsakte) bepalen dat het er twee of meer zullen zijn. In het laatste geval wordt de vereniging, voor zover in de statuten niet anders is bepaald, tegenover derden door ieder der bestuurders vertegenwoordigd.

BW5: Het bestuur wordt door de vergadering van eigenaars, al dan niet uit de leden, benoemd.

Modelreglement

1973: Het bestuur van de vereniging berust bij de administrateur, die benoemd wordt door de vergadering. Deze zal ook een plaatsvervangend administrateur kunnen benoemen.

1983: Het bestuur berust bij één of meer administrateurs, die benoemd worden door de vergadering.

1992: Het bestuur bij één of meer bestuurders, die al dan niet uit de eigenaars door de vergadering worden benoemd. In geval dat er meer bestuurders zijn, benoemen zij één hunner tot voorzitter van het bestuur. Tevens benoemen zij een secretaris en een penningmeester uit hun midden; beide functies kunnen in één persoon verenigd worden. Het bestuur wordt gevormd door een oneven aantal van één of meer bestuurders.

2006: (zie 1992 plus aanvulling) Voor de eerste maal kan de benoeming van het bestuur bij de akte geschieden. Bij gebreke van benoeming van een eerste bestuur geldt/gelden degene(n) die tot splitsing overgaat/overgaan als bestuurder(s).

Wat te doen bij mutaties

Voor mutaties in het bestuur of de beheerder is het noodzakelijk om van de bestuurder altijd legitimatie mee te sturen. Bij het doorgeven van mutaties zijn een aantal punten handig om rekening mee te houden. Doordat een bestuurder in of uitgeschreven gaat worden en dus bevoegdheden heeft een kort overzicht wat te doen.

Wanneer doorgeven

Deze punten altijd samen doorsturen. Anders zal er meer werk zijn nl getekend verslag voor benoeming, met getekende presentie lijst zodat ook rechtsgeldigheid van besluit getoetst kan worden.

Tip = om alle documenten die noodzakelijk zijn om mutaties door te voeren tijdens de vargadering mee te nemen. Deze kunnen dan na het besluit door alle betrokkenen getekend worden en is het in een keer allemaal geregeld. Zeker gezien het vereiste in de wet om wijzigingen binnen 8 dagen kenbaar te maken.

Controle

Wanneer er niemand binnen de vereniging gaat verhuizen en het rekeningnummer niet hoeft te worden overgezet op een andere naam kunt u natuurlijk wachten met de inschrijving tot het moment dat het van u verlangt wordt. De belastingdienst is met de controle belast van de inschrijving van de VvE en mij is niet bekend wanneer deze zal gaan beginnen met het uitvoeren van de controle. U kunt dus wachten totdat de belastingdienst of een verhuizing of het overschrijven van de bankrekening een reden is om de VvE te registreren in het handelsregister, alleen een overtreding kan heel veel geld kosten .Het niet registreren is een economisch delict en de boete staat op ongeveer € 17.000.

Wanneer u zich dat uiteindelijk inschrijft dan

VvE kunnen ook voor algemene info naar KvK, eventueel een vraaguur bij advocaat van de kamer aanvragen om algemene onderwerpen te bespreken.

Ook bij ondersplitsing van VvE elke notarieel vastgelegde akte moet afzonderlijk ingeschreven zijn.

Wat kost het

Ieder jaar dat een vve ingeschreven dient te zijn wordt ook daadwerkelijk doorberekend aan de vve. Een VvE betaalt dezelfde jaarlijkse bijdrage als een ‘gewone’ vereniging, namelijk € 26,64 (prijspeil 2011). Deze heffing is door het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie vastgesteld.

Voor een VvE van voor 1 juli 2008 wordt, wanneer deze zich nu inschrijft, met terugwerkende kracht de jaarlijkse bijdrage van 2009, 2010 en 2011 berekend omdat een VvE toen ingeschreven moest zijn.

Voor een VvE van na 1 juli 2008 wordt, wanneer deze zich nu inschrijft, met terugwerkende kracht de jaarlijkse bijdrage van 2008, 2009, 2010 en 2011 berekend omdat deze VvE al in 2008 ingeschreven moest zijn.

Voor de inschrijving is noodzakelijk een splitsingsakte. Deze kan altijd opgevraagd worden bij het Kadaster, via kcc@kadaster.nl echter handiger is het om even te vragen of een van de eigenaars nog een splitsingsakte heeft. Wanneer voor 1 juli 2008 opgericht dan kan een VvE een kopie inleveren bij de KvK. Het moet wel altijd een leesbaar exemplaar zijn.

De Informele VvE

Voor 1972 was het niet verplicht om een VvE op te richten en in sommige splitsingsakten is dit ook niet opgenomen. Hier spreken we over een informele VvE en deze is niet inschrijfplichting. Een nadeel voor  de bestuurder en het bestuur is dat zij hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de activiteiten die uitgevoerd worden namens de VvE. Een informele VvE kan echter wel ingeschreven worden in de kvk. Echter men kan er ook voor kiezen om de VvE formeel op te richten waarbij een nieuwe splitsingsakte wordt opgesteld die refereert naar het laatste modelreglement met een aantal aanpassingen.

 

Gerelateerde artikelen
BestuurNieuwsWettelijke verplichtingen

De VvE en het Nederlandse UBO-register

BestuurBestuurstaken

De bestuurder van de VvE inschrijven bij de KvK

Huishoudelijk reglementModelreglement

Het Huishoudelijk Reglement deponeren bij de KvK? Dat kan!

Bestuur

Decharge aan het bestuur van de Vereniging van Eigenaren

Het laatste nieuws wekelijks in je mailbox!

16 reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.