Kennis van VvE Zaken

FinancieelVvE ZakenWetboekWettelijke verplichtingen

Kascommissie van een VvE altijd doen!

Wat is een Kascommissie

De Kascommissie van een vereniging is een speciale commissie die als belangrijkste taak heeft het controleren van de jaarrekening, gemaakt door de penningmeester namens het bestuur. Door de controle krijgen de leden van de vereniging  zekerheid, dat de jaarrekening (balans, exploitatierekening met toelichting) een goed beeld geeft van de financiële toestand van de vereniging.

Een Kascommissie ontleent haar positie aan het boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. In artikel 48 staat het volgende vermeld.

Wetboek 2  Artikel 48

  1. Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, een jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders en commissarissen; ontbreekt de ondertekening van een of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na verloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorderen dat zij deze verplichtingen nakomen.
  2. Ontbreekt een raad van commissarissen en wordt omtrent de getrouwheid van de stukken aan de algemene vergadering niet overgelegd een verklaring afkomstig van een accountant als bedoeld in artikel 393 lid 1, dan benoemt de algemene vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. De commissie onderzoekt de stukken bedoeld in de tweede zin van lid 1, en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.

Wat is doel van de Kascommissie van een VvE

Het uiteindelijke doel van de kascommissie is om de jaarrekening van de VvE te controleren en daarover te rapporteren aan de Algemene Ledenvergadering (Vergadering van Eigenaren). In de praktijk betekent dat, dat de kascommissie in het algemeen van elke post van de balans en exploitatierekening moet vaststellen dat deze juist, volledig en tijdig is.

Als de jaarrekening in orde wordt bevonden en de Algemene Ledenvergadering ook verder akkoord is met het door het bestuur gevoerde beleid, zal de ledenvergadering  decharge  geven aan het bestuur. Het dechargeren van een persoon is het ontslaan van een bepaalde verantwoordelijkheid, zijnde een takenpakket, functie of ambt. Om de controle goed te kunnen uitvoeren  dient de kascommissie tijdig kennis te nemen van de gehele administratie van de VvE. Dat houdt onder meer in:

  • De begin- en eind balans van het betreffende jaar inclusief een toelichting van het bestuur
  • Een overzicht van alle baten en lasten inclusief een toelichting
  • Het jaarverslag van het afgelopen jaar
  • De complete administratie (facturen, bankafschriften, contracten e.d.)
  • Notulen van bestuursvergaderingen.

De wet verplicht het bestuur om “alle gevraagde inlichtingen” te verschaffen en  volledige inzage te geven in de administratie (in de meest uitgebreide zin des woords) van de vereniging. Het is aan de kascommissie om te beslissen welke stukken zij al dan niet nodig heeft, het bestuur mag daarin geen enkele beperking aanbrengen.

Het is ook in het belang van het bestuur dat de jaarlijkse controle gedegen gebeurt. De wet verplicht elk individueel bestuurslid immers ook om persoonlijk de jaarrekening te ondertekenen. Dus het is ook in het belang van elk bestuurslid dat wordt vastgesteld dat de jaarrekening in orde is!

De kascommissie moet  haar bevindingen in eerste instantie bespreken met het bestuur (of met de penningmeester als vertegenwoordiger van het bestuur). Hierbij kunt u denken aan het melden van aangetroffen fouten in de administratie, en het adviseren van het bestuur over mogelijke verbeteringen in de administratieve. Onder normale omstandigheden zal de kascommissie aan de ledenvergadering “slechts” melden dat de jaarrekening in orde is bevonden en dat bevindingen zijn besproken met het bestuur. Het is dan aan het bestuur om de ledenvergadering inhoudelijk te informeren over hetgeen tussen kascommissie en bestuur is besproken/afgesproken.

Het is van belang om belangenverstrengeling binnen van de kascommissie binnen de vereniging te voorkomen. De leden van een kascommissie dienen een onafhankelijke positie hebben. Deze onafhankelijkheid houdt in dat:

  • Leden uit het bestuur van de vereniging geen zitting mogen nemen in de kascommissie.
  • Personen die actief zijn in een andere commissie binnen de vereniging geen zitting mogen nemen in de kascommissie.
  • De kascommissie zelf geen uitgaven mag doen.

Wat kan de VvE Doen

Voor iedere vereniging is het van belang om een goed functionerende Kascommissie te hebben die weet wat haar te doen staat. De werkzaamheden van een kascommissie worden eens per jaar uitgevoerd en niet iedereen heeft evenveel kennis van de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Om Verenigingen van Eigenaren hierbij te ondersteunen heeft Drs. M. den Ouden, registeraccountant en bedrijfseconoom,  speciaal voor de VvE een handig boek geschreven met tal van checklists die gebruikt en aangepast kunnen worden.

Bent u gevraagd om zitting te nemen in de kascommissie om de controle uit te voeren en u weet niet wat u te wachten staat of u wilt graag meer weten dan is het boek De Kascommissiegids voor verenigingen van eigenaars voor u en  ook voor de andere kascommissieleden én bestuursleden zeker de moeite waard.

Bestel de Kascommissiegids voor Verenigingen van Eigenaren.

Gerelateerde artikelen
BeheerFraude

Checklist fraude en preventie voor VvE's

FinancieelKascommissie

Het beveiligen van de banktegoeden van uw VvE

FinancieelKascommissieVerhuren

Huurder in de VvE-kascommissie?

Nieuws

Voorzitter gezocht

Het laatste nieuws wekelijks in je mailbox!

7 reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.