De VvE is opgebouwd uit organen, functies en commissies. Afhankelijk van de grootte van de VvE wordt door een of meerdere personen invulling gegeven aan de functies en de kascommissie.

Hiërarchie van de VvE

Er zijn vijf verschillende organen te definiëren binnen de VvE. We zullen deze doorlopen op basis van de rangorde en vervolgens kort beschrijven. Het gaat hier om;

  1. Vergadering van Eigenaren
  2. Voorzitter van de Vergadering
  3. Bestuur en bestuurders
  4. Raad van Commissarissen of Kascommissie
  5. Overige Commissies

1.     Vergadering van Eigenaars.

De vergadering van de eigenaars is het hoogste orgaan in de VvE. De vergadering neemt de beslissingen binnen de vereniging en geeft aan tot waar het bestuur of de bestuurder zelfstandig beslissingen kan nemen. De vergadering is het enige orgaan wat het bestuur kan benoemen of ontslaan.

2.     Voorzitter van de Vergadering,

Een voorzitter van de VvE bestaat immers niet zoals we al eerder hebben geschreven. De voorzitter van de Vergadering kan uit de leden worden gekozen, maar dit hoeft niet het geval te zijn. De voorzitter zit de vergadering voor, maar is geen voorzitter in de aard zoals dit wel bij andere Verenigingen het geval is.

3.    Bestuurder/Bestuur (art 131 Boek 5 BW)

Heeft uitvoerende taak(is een verschil met andere verenigingen waar boek 2 bw geldt). De functies van het bestuur hebben een puur uitvoerende taak. Het bestuur van een VvE wordt voor onbepaalde tijd benoemd en kan alleen door de vergadering van haar functie worden ontslagen. In de verschillende modelreglementen wordt ook wel gesproken over administrateur.

De taken van het bestuur die onder andere in het modelreglement zijn gedefinieerd zijn:

  • het uitschrijven van de vergadering
  • het notuleren van de vergadering
  • het uitvoeren van de besluiten die op de vergadering zijn genomen
  • het afsluiten van verzekeringen
  • het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP)
  • het samenstellen van een begroting
  • het vaststellen en incasseren van de periodieke bijdrage
  • het beheren van de financiën

Wanneer het bestuur uit drie of meer personen bestaat benoemt het uit haar midden een voorzitter, penningmeester en secretaris.

Globaal kunnen de functies als volgt omschreven worden

  • Voorzitter, zit de vergaderingen van het bestuur voor. Is het eerste aanspreekpunt voor de leden en eventueel de beheerder van de VvE, Hij/zij bevoegd om namens de VvE opdrachten te ondertekenen
  • Penningmeester, beheert en houd toezicht op de financiën van de vereniging
  • Secretaris, houdt de verenigingsadministratie bij en verzorgt de communicatie met de leden vanuit het bestuur

4.     Raad van Commissarissen & Kascommissie

Raad van Commissarissen

De Splitsingsakte van de VvE kunnen voorschrijven dat een Raad van Commissarissen wordt ingesteld. Deze commissarissen hebben dan als taak het jaarverslag en de rekening en verantwoording van het bestuur onderzoeken. De Raad van Commissarissen dient hierover verslag over uit te brengen aan de vergadering.  De functie van commissaris is niet verenigbaar met de functie van bestuur.

Kascommissie

De vergadering is bevoegd commissies in te stellen, onder vaststelling van hun taakomschrijving. Ontbreekt een raad van commissarissen, dan benoemt de vergadering jaarlijks een kascommissie, bestaande uit tenminste twee leden. Het lidmaatschap van de commissie is niet verenigbaar met de functie van bestuurder en die van voorzitter van de vergadering. De leden van de kascommissie onderzoeken de jaarrekening en brengen aan de vergadering verslag van hun bevindingen uit. Lees meer over de kascommissie

5.     Overige Commissies

Overige commissies die in het leven geroepen tijdens de vergadering. Voor deze commissies is geen vast functieprofiel beschreven, maar een volgende richtlijn bij het opstellen wat wel en niet verwacht kan worden is zeer aan te raden. Door binnen de VvE een taakomschrijving van de functie op de commissie vast te leggen is voor alle betrokkenen duidelijk welke verwachtingen met heeft. We adviseren om bij het opstellen van de beschrijving de volgende onderwerpen minimaal op te nemen

Onderwerpen Commissie beschrijving

  • Titel van de commissie/functie
  • Doel van de commissie/functie
  • Opbouw van de commissie
  • Duur van de benoeming
  • Plaats binnen de VvE waarin rapportage en verslaglegging is gedefinieerd.
  • Functie-inhoud met daarin de opdracht en bevoegdheden die zijn overeengekomen.

Verder hebben we een aantal functieomschrijvingen opgesteld voor de functie van voorzitter, secretaris en penning meester samen met een commissie beschrijving van de kascommissie en de technische commissie. Dit is geen definitieve lijst en ontvangen graag aanvullingen op de beschrijvingen om de beschrijvingen compleet te maken.

Templates Functie beschrijving en Commissie beschrijving

Bekijk de voorbeeld beschrijvingen