Wat kan VVEmanager voor u betekenen?

Review VVEmanager v2

Er wordt steeds meer verlangd van Verenigingen van Eigenaars en haar leden. Om dit handen en voeten te geven zijn er oplossingen ontwikkeld die de VvE helpen met haar beheer. Eén van die oplossingen is het recent is geïntroduceerde VVEmanager. In dit artikel vertellen we u wat u van VVEmanager kunt verwachten en delen we onze mening.

Wat is VVEmanager

VVEmanager is een online oplossing voor professioneel zelf beheer van de administratie van een Vereniging van Eigenaars. De oprichter van VVEmanager gelooft dat VvE’s heel goed in staat zijn om hun eigen VvE te kunnen beheren met behulp van de juiste ondersteuning. Zelf doen is goedkoper, vaak sneller en leuker!

De oprichter van VVEmanager is zelf al jaren lid van een VvE en vond dat het anders kon. Uit ervaring wist hij met enkele ingrepen de kosten van de VvE met ruim 40% te verlagen.  Met dit in het achterhoofd is een online oplossing ontwikkeld waar VvE’s gemakkelijk zelf het beheer kunnen uitvoeren en haar kosten kunnen verlagen.

Basis en PlusVVEmanager basis en plus

VVEmanager heeft twee versies, de Basis en de Plus.  Basis kost € 3,50 per appartement per maand en Plus is € 1,50 per appartement duurder en geeft de VvE toegang tot een onderhoudscoach, gratis verfadvies en garantie op het onderhoud wanneer dit wordt uitgevoerd door de aangesloten bedrijven.

Start & Inrichting

Via de website www.vvemanager.nl is de eerste stap is gemakkelijk gezet. Het aanmaken van een account bij VVEmanager gaat middels het invullen van een aantal basisgegevens erg eenvoudig. De administratie wordt direct aangemaakt en door middel van een emailbevestiging kun je daadwerkelijk beginnen.

Vanaf dat moment wordt je met 6 eenvoudige stappen geholpen bij het in gebruik nemen van de administratie van de VvE. Denk hierbij aan het uitnodigen van alle leden van de VvE, het invoeren van de basisgegevens zoals bankrekening(en), gegevens van het complex en haar onderhoudsplanning. Als laatste worden de digitale bankafschriften ingelezen en bankrekeningen van de leden van de VvE gekoppeld en is de administratie op hoofdlijnen klaar. Voor mijn eigen VvE heeft de inrichting niet meer dan een uurtje gekost en gaf ons direct inzicht in de gezondheid van onze VvE.

Hoe is het in gebruik

Op het moment dat de administratie is ingericht houdt de administrateur/het bestuur eenvoudig overzicht van de staat van de VvE. Het Dashboard geeft inzicht in de gezondheid van de VvE, geeft inzage in de verdeling van de uitgaven en (bij het plus abonnement) zijn de gegevens van de aangewezen onderhoudscoach inzichtelijk.VVEmanger dashboard

Ieder lid ziet welke besluiten klaar staan om op te stemmen en kan gemakkelijk zelf een activiteit aanmelden of een bericht op het prikbord plaatsen. Binnen VVEmanager is onderscheid gemaakt in de financiën, het onderhoud, de ledenadministratie, de besluiten, vergaderingen en documenten overzichtelijk gerangschikt.

Financiën

Hier vind u het financiële hart van uw VvE. Inkomsten en uitgaven worden hier bijgehouden. De begroting van het lopende jaar is direct inzichtelijk en er kunnen aanpassingen gemaakt worden. De balans van de VvE wordt hier opgemaakt. De bij en digitale bankafschriften kunt u hier uploaden en koppelen aan begrotingsposten. Wanneer een betaling gekoppeld kan worden aan een bekende begrotingspost wordt dit ook automatisch opgeslagen. Die periodiek ingelezen worden kunt u hier koppelen

Onderhoud

In dit gedeelte van VVEmanager treft u (bij Plus ook uw onderhoudscoach) geregistreerde vakmannen aan, kunnen klussen ingepland worden en kan gemakkelijk een offerte worden aangevraagd bij geregistreerde organisaties. Op basis van 4 basisgegevens van het complex wordt een inschatting gemaakt van het onderhoud. Dit is gebaseerd op standaard gegevens die vervolgens kan worden verfijnend en aangevuld met andere MJOP componenten en interval periodes.

Vervolgens kan dit in een grafiek worden bekeken om zo het verloop van het onderhoud en de financiering hiervan te bekijken.

Leden

De ledenadministratie van de VvE is hier ondergebracht en hier wordt de maandelijkse voorschotbijdrage ingegeven of men kan gemakkelijk de bijdragen verdelen over de leden op basis van de ingegeven verdeelsleutel.

Besluiten

Besluiten nemen en registreren binnen een VvE wordt nog wel eens over het hoofd gezien, of het is lastig om ieder lid tijdig bij elkaar te brengen om een besluit te nemen. Ieder lid kan zelf een onderwerp aandragen waar via de oplossing over gestemd kan worden. Alle besluiten blijven inzichtelijk en geven ook duidelijk weer wat de status van elk besluit is. Hiermee kan besluitvorming in een VvE goed ondersteund worden. Voor ieder besluit wordt een bericht naar alle leden gestuurd om hun stem binnen VVEmanager uit te brengen.

Vergaderingen

Hier kunt u vergaderingen plannen en direct de agenda voor de vergadering in de notities bijvoegen. Zo is iedereen op de hoogte van zowel de inhoud van de ALV als de vergaderingen die ingepland worden door het bestuur en eventueel de commissies. Elk vergaderverzoek bevat en soort datumprikker zodat aanwezigen gemakkelijk aan kunnen geven welke data wel of niet schikt.

Documenten

Ofwel het digitale archief van de VvE. Alle documenten die voor de VvE belangrijk zijn kunt u hier opslaan en zijn voor ieder lid inzichtelijk. Er wordt een onderscheid gemaakt van type documenten wat een duidelijke structuur oplevert.

Documenten die hier zeker thuis horen zijn o.a. de Akte van Splitsing, de splitsingstekening, eventueel een huishoudelijk reglement. Maar ook alle notulen, uitnodigingen, agenda’s of offertes die aangevraagd zijn hebben hier een plaats. Een voordeel is dat de documenten niet zomaar verwijderd kunnen worden.

Wanneer het voor een VvE moeilijk is om alle leden bij elkaar te krijgen om een besluit te kunnen nemen is het kunnen stemmen op besluiten via de VVEmanager een erg handige oplossing.

Conclusie

De applicatie VVEmanager is een mooie oplossing om zelf structuur aan te brengen in het beheer van de VvE. Het is een overzichtelijke applicatie waar de belangrijkste onderwerpen voor het zelf beheren van een VvE in ondersteund worden.  Het geeft alle leden meer inzicht en zorgt ervoor dat iedereen over dezelfde informatie beschikt. De oplossing heeft veel potentie en met de groei van het aantal gebruiker zal ook de functionaliteit groeien in rijkdom en gemak.

VVEmanager bied transparantie en structuur en ik denk dat het voor veel kleine VvE’s de potentie in zich heeft om haar functioneren te verbeteren en inzicht te verschaffen in de kosten om korte termijn en lange termijn en helpt om mogelijke besparingen te identificeren en te realiseren. Wat ik persoonlijk graag zou zien is een overzicht en de mogelijkheid om de gegevens van het afgelopen jaar in te kunnen voeren en deze te gebruiken voor een vergelijk en voor rapportage.

Zo werkt VVEmanager

 

Tags:
0 Comments

Leave a reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Neem contact op met VvE Centraal

U kunt dit formulier gebruiken om contact op te nemen met VvE Centraal

Sending

wit logo-01

©2017 VvE Centraal, onderdeel van Blue Orange Participaties B.V.

Log in with your credentials

or    

Forgot your details?

Create Account