Alertheid geboden bij het digitaal oproepen voor de Vergadering van Eigenaars

Alertheid geboden bij het digitaal oproepen voor de vergadering van eigenaars

De continue ontwikkeling in de digitale communicatiemiddelen is een uitkomst voor het oproepen van de vergadering van eigenaars en het toezenden van enorme stapels stukken aan de leden. Een kleine steekproef onder bestuurders en beheerders die onlangs hebben deelgenomen aan de jaarlijkse opleidingsdag van ons kantoor, leert dat in ongeveer 90% van de gevallen de vergadering van eigenaars digitaal, bijvoorbeeld per e-mail, wordt opgeroepen. Uit deze steekproef is echter ook gebleken dat dit slechts in minder dan 20% van de gevallen op de juiste wijze plaatsvindt. Het is daarom goed dit onderwerp nog eens onder de aandacht te brengen.

Digitaal oproepen

Uit alle modelreglementen tot splitsing in appartementsrechten volgt dat de agenda en de daarbij behorende stukken aan de leden worden toegezonden. Uitganspunt daarbij is dat verzending schriftelijk, per gewone post, plaatsvindt. Sinds een wetswijziging in 2006 is het echter mogelijk geworden de leden onder voorwaarden ook digitaal op te roepen voor de vergadering van eigenaars. Dit blijkt uit  artikel 2:41 lid 5 BW. Het artikel luidt als volgt.

Tenzij de statuten anders bepalen kan, indien een lid of afgevaardigde hiermee instemt, de bijeenroeping gescheiden door een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat door hem voor dit doel is bekend gemaakt.

Uit dit artikel volgen de volgende vereisten voor het digitaal oproepen voor de vergadering van eigenaars.

Leesbaar en reproduceerbaar

De agenda en de stukken voor de vergadering kunnen per e-mail worden toegezonden, mits leesbaar en reproduceerbaar. De agenda moet individueel aan de leden worden verzonden. Met reproduceerbaar wordt beoogt te voorkomen dat oproeping mondeling geschiedt en wordt tevens gewaarborgd dat het oproepingsbericht zo nodig als bewijs kan dienen.

Publiceren op de website?

Het voorgaande betekent dat niet kan worden volstaan met het publiceren van de agenda en de bijbehorende stukken op de website van de VvE. Publicatie van de oproep met bijbehorende stukken kan slechts als een ondersteuning van de aankondiging van de vergadering worden gezien, maar niet als een zelfstandig middel om alleen op die wijze de eigenaars over een bijeengeroepen vergadering te informeren.

Instemming lid en bekendmaking adres

De wet stelt eveneens de voorwaarden dat het lid moet hebben ingestemd met het op deze wijze toezenden van de oproeping en dat het lid voor dit doel een e-mail adres bekend heeft gemaakt. Het bestuur moet deze instemming dus uitdrukkelijk vragen en verkrijgen. De ervaring leert dat aan dit vereiste regelmatig voorbij wordt gegaan. Dit heeft tot gevolg dat sprake is van een totstandkomingsgebrek, dat kan leiden tot vernietiging van het besluit. Van deze mogelijkheid wordt in de praktijk dan ook gebruik gemaakt.

Let wel, het is van belang dat een lid expliciet instemt. Hieronder valt bijvoorbeeld dus niet een besluit van de vergadering van eigenaars dat de oproeping digitaal zal geschieden. Ook onvoldoende is een kennisgeving inhoudende dat de oproeping digitaal zal plaatsvinden op het bij de VvE bekende e-mailadres, tenzij het lid binnen een bepaalde termijn aangeeft hiermee niet in te stemmen, of een vergelijkbare variant. De eigenaar die niet instemt met het per e-mail toezenden van stukken, dient deze per post te ontvangen.

Praktische tips

Om te voorkomen dat de besluitvorming wegens dit vereiste onderuit gaat, doet de VvE er verstandig aan deze instemming (alsnog) te verzoeken. Dit kan bijvoorbeeld door op de vergadering een lijst rond te laten gaan waarop mensen kunnen aangeven dat zij hiermee instemmen en tevens voor dit doel een e-mailadres opgeven. Om de leden te bereiken die niet (vaak) op de vergadering verschijnen, kan per e-mail verzocht worden om instemming te verlenen en een e-mailadres op te geven.

Concluderend is het dus van belang dat het bestuur zich ervan vergewist of de eigenaars akkoord zijn met digitale verzending van de oproeping en daarvoor ook een digitaal adres hebben opgegeven.

advertentie Rijssenbeek Advocaten

Voor vragen over dit onderwerp kunt u contact opnemen met mr. Silvana Visser.

 

 

Tags:
0 Comments

Leave a reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Neem contact op met VvE Centraal

U kunt dit formulier gebruiken om contact op te nemen met VvE Centraal

Sending

wit logo-01

©2017 VvE Centraal, onderdeel van Blue Orange Participaties B.V.

Log in with your credentials

or    

Forgot your details?

Create Account