Vergadertips voor de Vergadering van Eigenaars

Vergadertips voor de VvE

De vergadering van eigenaars is de verplichte bijeenkomst van de VvE. Hoe zorg je er als Vereniging van Eigenaars nu voor dat deze succesvol verloopt? Het ultieme doel  van vele VvE’s is dat er maximaal één keer per jaar (verplicht) vergaderd wordt.

Voorbereiden

Maar, als je dit als VvE echt wilt bereiken, hoe doe je dat dan? De enige manier om dat echt te kunnen bereiken is dat die ene vergadering zo goed mogelijk wordt voorbereid door het bestuur, zodat in die ene vergadering goede, degelijke en duidelijke besluiten kunnen worden genomen. Daarbij moet vooraf precies duidelijk waarover besloten gaat worden en wat de consequentie van de opties zijn, wie wat wanneer moet gaan doen en wat er verwacht wordt.

De Voorzitter

De voorzitter van de Vergadering van Eigenaars heeft veel invloed op het verloop van de jaarlijkse vergadering en de besluiten die genomen worden en uiteindelijk op het functioneren van de VvE.  Hoe moet de voorzitter zich gedragen en welk gereedschappen zijn beschikbaar?  En wellicht niet onbelangrijk als voorzitter van de vergadering ben je vooral ondersteunend aan het proces.

Een interessant boek over deze rol is het boek ‘Voorzitter!’ van voormalig Tweede Kamervoorzitter Gerdi Verbeet en voormalig SER-voorzitter Alexander Rinnooy Kan. Het bevat vele handige tips die het hele proces van voorbereiding, opening tot afsluiting van de vergadering beslaan.

Het vergader proces voor de VvE past in de 9 fases die ook in dit boek zijn terug te vinden.

  1. De voorbereiding, wat gaat er gebeuren
  2. De agenda, wat gaan we behandelen
  3. De opening van de vergadering
  4. De spelregels – zijn die er wel of zijn die er niet?
  5. Het verloop van de vergadering
  6. Het gezelschap, hou iedereen betrokken en beperk oneindige discussis
  7. De besluitvorming, waar zijn we het over eens
  8. Hoe moeten we de besluiten omzetten in actie
  9. Afronding en Verslaglegging

Voorbereiding van de Vergadering van Eigenaars.

Een groot deel van de agenda wordt bepaalt door de jaarlijk terugkerende onderwerpen. Denk aan een samenvatting van het jaar, een behandeling van de financiën en een verslag van de kascommissie. Zorg er in ieder geval voor dat de verslaglegging duidelijk is en niet voor meerdere interpretaties vatbaar is. Het boek Financiën van de VvE geeft hier overzichtelijk inzicht in en helpt het bestuur bij het opstellen van de jaarstukken.

Hier stopt het niet qua voorbereiding. Vraag alle leden van de VvE of zij punten hebben die zij op de agenda willen zetten. Als dat zo is verwacht u natuurlijk ook van hen een gedegen voorbereiding met een duidelijke formulering van het onderwerp en de keuze opties die in de vergadering behandeld dienen te worden.

De agenda

De voorzitter van de Vergadering bemoeit zich niet met het optellen van de agenda. Dit is een rol van het bestuur. Vaak worden de agendapunten op volgorde van binnenkomst op de agenda gezet.  Bedenk dat de volgorde van de agenda het verloop en het succes van de vergadering bepaalt.  De voorzitter is regisseur van de vergadering het script wordt door het bestuur bepaalt.

Wanneer bespreek je een complex of beladen punt? Zet je het “zware punt” aan het begin van de agenda, dan is dat geen lekkere binnenkomer, bepaalt de stemming voor de rest van de ergadering en de kans is groot dat de verhitte discussie voor een enorme uitloop zorgt. Als laatste punt is de kans groot dat het niet aan de orde komt of dat het wordt afgeraffeld waarbij leden een slecht gevoel krijgen bij de besluitvorming. Ergens in het midden van de vergadering is misschien nog het beste. Gelukkig hebben we standaard een paar makkelijke punten op de agenda, waar iedereen het snel over eens is.

Als voorzitter is het verstanding om een gedachte oefening te doen en de volgende vragen te stellen bij de agendapunten:

Wie vraagt iets van de vergadering en welke partij moet er iets toegeven? Het is verstandig om hier als voorzitter vooraf al over na te denken bij de indeling van de agenda; de meeste mensen zijn namelijk eerder geneigd iets toe te geven als ze het punt daarvoor al iets hebben binnengehaald wat voor hen belangrijk is. Dus de starre persoon eerst iets laten vragen om later iets in te moeten leveren heeft meer kans dan andersom. 

Denk als voorzitter ook aan de mogelijkheid van het inlassen van pauzes halverwege de behandeling van het “zware punt”, ook die kunnen gebruikt worden om de rest van de vergadering soepel te laten verlopen. In de pauze kunnen deelnemers elkaar opzoeken en informeel contact hebben of in kleine groep mensen tot overeenstemming laten komen. Grote kans dat na de pauze de vergadering  een stuk sneller gaat.

De overige punten worden in het volgende artikel in deze reeks behandeld.

0 Reacties

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Neem contact op met VvE Centraal

U kunt dit formulier gebruiken om contact op te nemen met VvE Centraal

Wordt verstuurd

wit logo-01

©2018 VvE Centraal, onderdeel van Blue Orange Participaties B.V.

Login met je gegevens

of    

Je gegevens vergeten?

Create Account