VvE Bestuur & Beheer in een (niet te stoppen?) neerwaartse spiraal!

VvE Bestuur & Beheer in een neerwaartse spiraal

 

Het bestuur van een VvE is er in eerste instantie om de besluiten van de Vergadering van Eigenaars (ook vaak ALV genoemd) uit te voeren in opdracht van alle leden van de VvE. Hierbij kan zij assistentie krijgen van een professioneel beheerkantoor. Op deze manier worden de bestuursleden zo veel mogelijk ondersteund in de uitvoering van de dagelijkse gang van zaken. Dit kan continuïteit en kwaliteit borgen en wisselingen in het bestuur beter opvangen. Wat nu als deze combinatie niet goed functioneert en je als VvE in een niet te stoppen neerwaartse spiraal beland?

 

Beoordeling van het bestuur en het beheer van de VvE

De leden van een VvE kunnen hun bestuur slechts beoordelen op zaken die ze zien, lezen of ervaren. Wat nu als dit beperkt blijft tot ÉÉN contactmoment per jaar (de verplichte en vaak beperkt bezochte Vergadering van Eigenaars/ALV)? Dan weet je bijna zeker dat dit de betrokkenheid niet zal bevorderen. De samenstelling van de bewoners/eigenaren van de VvE, denk aan leeftijd, heeft hier ook nog een behoorlijke invloed op. In een VvE met veel verhuurde appartementen of veel ‘starters’ of ‘stoppers’ zie je dat de betrokkenheid van eigenaren bij het gebouw niet al te groot is. Het is zaak dat juist in deze situaties een actief bestuur gekozen wordt wat in dit “kip & ei” verhaal wel zal kiezen voor een actieve, constructieve rol die de betrokkenheid van alle eigenaars vergroot.

In mijn geval hebben we het hierbij over een vrij grote VvE met een gebouw van ruim 25 jaar oud. Er is dus regelmatig serieus werk aan de winkel om alles in prima conditie te houden. Dat vraagt in zo’n geval om een groep van actieve en betrokken bestuurders die er serieus voor zorgen dat alles in goede banen wordt geleid.

Maar hoe ziet de realiteit er uit…..

Wat zien de leden gebeuren bij het bestuur;

  • Stukken voor de ALV steeds later (vlak voor de ALV) of zelfs pas op de ALV verstrekt.
  • Geen blijk van kennis en kunde door regelmatig aan te geven “we hebben hier geen verstand van”… of  “wijzen naar beheerder” & “wij doen dit vrijwillig”…
  • Besluiten en toezeggingen worden structureel niet uitgevoerd.
  • Steeds meer mensen in het bestuur (en je ziet er steeds minder van). Waarom?
  • Er wordt geen informatie meer gedeeld, de informatie verzoeken worden stelselmatig niet gehonoreerd en de verstrekte Informatie vanuit bestuur is niet te verifiëren (reactie “wij hebben het juiste besluit genomen” – Maar op basis van wie of wat?).
  • Bestuur en ex-bestuur blijven elkaar dekken waardoor tegenacties moeilijk succes hebben.
  • Hun laten weten dat deze combinatie van bestuur & beheer ‘gevaarlijk’ is voor onze VvE – doet ze helemaal niets…
  • Blijven denken in “problemen” in plaats van “oplossingen” om zo passief te kunnen blijven.
  • Regelmatig lijken bestuur en beheer van elkaar niet te weten wie wat wanneer doet.
  • Het bestuur voelt zich verheven boven de leden in plaats van in dienst van de leden.

Wat zien de leden gebeuren bij het beheer;

  • Het beheer werkt al >10 jaar voor deze VvE (kwaliteit neemt jaarlijks af en kost aanzienlijk).
  • Geen standaard procedures bij veel voorkomende klachten en issue tracking.
  • Mails lijken vaker niet dan wel “aan te komen” of “ontsnappen aan de aandacht”.
  • Niets gaat (pro)actief maar passief en je moet zelf alles nabellen (en laten bevestigen).
  • Niet kostenbewust bij notificatie verhoging servicekosten/afrekening waterkosten (via de post – Terwijl mailadressen beschikbaar zijn).
  • Al aardig wat bouwkundigen versleten in de loop der jaren (kwaliteit lijkt een lastige eigenschap). Terwijl deze onmisbaar zijn voor een goed MJOP want het gaat bij onze VvE om gemiddeld bijna €80.000 per jaar aan onderhoud.
  • Totaal geen kennis, kunde en visie op het vlak van verduurzaming van VvE’s.

Is een neerwaartse spiraal te doorbreken?

Waar komt dit nu vandaan en in welke richting moeten wij de oplossing zoeken? Op dit moment ontbreekt communicatie volledig binnen onze VvE (zowel online als offline). Communicatie is een belangrijke schakel, maar daarmee is niet alles en iedereen direct om van passief naar actief. Goede communicatie stelt een lid in de gelegenheid om meer te weten over de VvE en zich meer betrokken te voelen bij het hele proces om samen een gebouw te bezitten en te onderhouden.

Hoe zit het binnen mijn VvE?

Wij zijn verder wel een gezonde VvE met een flinke spaarpot en relatief lage servicekosten. Daar willen we graag wat mee doen. Op dit moment zijn de paar mensen die wel iets willen min of meer gevangenen van het bestuur & beheer en met alle niet betrokken leden lijkt het VvE-schip haast stuurloos!

Een voorbeeld:

Binnen onze VvE hadden we een werkgroep ENERGIE. Deze werkgroep heeft enorm veel tijd gestoken in het onderzoeken van de mogelijkheden en onmogelijkheden met betrekking tot ENERGIE in ons complex. Als werkgroep ENERGIE is het in 3 jaar eigenlijk niet gelukt tot één fatsoenlijk gesprek te komen met het bestuur over de alternatieven die we hebben of om op voordelen van deze alternatieven toe te lichten, zelfs niet met assistentie van de gemeente en deskundigen.

De ENERGIE boot is volledig afgehouden door het bestuur met vage suggestieve bewoordingen die door niemand in twijfel zijn getrokken behalve door de werkgroep zelf. De inhoudelijke mails over alternatieven, bedragen, deadlines, argumenten, concepten en verwijzingen naar bronnen riep geen reactie op uitgezonderd “wij hebben de juiste beslissing genomen”.

Op de ALV ruzie te gaan zitten maken is niet erg productief, maar niemand voelt zich geroepen het ‘gevecht’ aan te gaan en wij accepteren het nu maar ‘gelaten’. Zo is verandering binnen onze VvE onmogelijk! Alle leden geven het bestuur hierin een enorme macht om zaken (on)redelijk voor te stellen aan de ALV…

 

Kijken naar mogelijkheden in plaats van problemen

De fransen hebben een mooi spreekwoord, c’est le ton qui fait la musique en dat is in ons geval ook zo. De stemming wordt voor een groot deel bepaald door negatief taalgebruik. Zie deze twee quotes van het bestuur aan de leden (zonder vooraf overleg met de werkgroep):

 “Ook gelet op de grote problemen die er in de afgelopen jaren met het dak zijn geweest en de financiële consequenties daarvan. Vindt het bestuur het niet verantwoord om zonder voorafgaand onderzoek zonnepanelen te plaatsen op het dak.”

of

“Het ‘concept artikel aanpassing huishoudelijk reglement voor zonnepanelen’ rammelt aan alle kanten.”

Door dergelijke formuleringen te gebruiken wordt de stemming al bepaald en is het niet makkelijk om nog op een positieve manier door te dringen tot de leden voor iets belangrijks als Verduurzamen en Besparen.

Deze argumenten zagen we niet aankomen

Het verhaal met het dak kwam voor ons als een verrassing omdat we vooraf met de dakdekker en het bestuur op het dak hebben gestaan voor een inspectie. Verzekeraars blijken het hebben van zonnepanelen in dezelfde risicoklasse te schalen als de rest van de opstal en tot op heden zijn lekkages aan het dak altijd onder garantie of verzekering afgehandeld (en ja; ook zonder zonnepanelen op het dak lekt het zo nu en dan). Voorlopig liggen mijn eigen panelen niet op ons dak, maar via Buurtstroom (een postcoderoos) op het dak van iemand anders. Heb ik nog even de tijd om te zoeken naar een oplossing voor dit dilemma.

Ook ons concept artikel in het HR wordt volledig de grond in getrapt zonder inhoudelijke aanwijzingen. Gelukkig is ons werk niet helemaal verloren gegaan. Het concept artikel hebben we gedeeld met een bevriende VvE en daar is het zonder problemen toegepast met iets andere bewoordingen en na een extra controle door een jurist.

Het blijft frustrerend om te zien dat dergelijke mensen in je VvE (bestuur en beheer) zo’n enorme impact op de sfeer en het functioneren van de VvE kunnen hebben.

Mijn tip om de neerwaartse spiraal te keren!

Zorg ervoor dat je de instemming hebt als werkgroep om een goede externe deskundige in te schakelen en dat deze ook door de bestuurder(s) als zodanig wordt gezien. Je kunt zelf nog zoveel kennis hebben, je blijft lid van de VvE met je eigen voorkeuren en niet als die deskundige.

Wil je voorop lopen in duurzaamheid dan is het helaas geen eenvoudige weg. Zorg voor assistentie om positief te kunnen blijven. Dan gaat de zon uiteindelijk voor de VvE schijnen ☺!

Tags:
0 Comments

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

Neem contact op met VvE Centraal

U kunt dit formulier gebruiken om contact op te nemen met VvE Centraal

Sending

wit logo-01

©2018 VvE Centraal, onderdeel van Blue Orange Participaties B.V.

Log in with your credentials

or    

Forgot your details?

Create Account