Kennis van VvE Zaken


Professioneel BeheerVvE Beheer

VvE bestuur en beheerder niet op een lijn.

VvE bestuur en beheerder niet op een lijn

Vorig jaar hebben we een onderzoek gedaan naar hoe de Nederlandse VvE beheerd wordt. Dat heeft heel wat reacties opgeleverd. Een veel voorkomende vraag is de volgende:



Wat kan een Vereniging van Eigenaars doen wanneer ze het gevoel heeft dat de beheerder niet voldoet aan de verwachting?

We hebben eerder al het artikel Ontevreden over uw VvE Beheerder, er is wat aan te doen gepubliceerd waarin 5 tips worden gedeeld over het opbouwen van een case om afscheid te nemen van de beheerder. Is de relatie al zo erg verslechterd, dan zijn deze vijf tips erg nuttig. Merk je als VvE dat er frustratie is op het beheersvlak dan heb je nog genoeg mogelijkheden om actie te ondernemen en erger te voorkomen.

Stappen om de relatie te redden

In veel gevallen is de relatie tussen de VvE & haar bestuur en de externe beheerder goed te redden. Wat zijn dan de stappen die je als VvE kunt nemen. In dit artikel gaan we je helpen om de relatie tussen jouw VvE en de jouw VvE beheerder te verbeteren en ervoor te zorgen dat de VvE beter beheerd wordt.

Wat verwacht de VvE

De eerste stap die je als bestuur van een VvE doet is samen met alle leden vastleggen wat jullie verwachten van een beheerder. Gaat het bij de werkzaamheden alleen het financieel beheer van de VvE? Of zijn er veel meer onderwerpen waarbij de jouw VvE verwacht dat de beheerder deze werkzaamheden dient uit te voeren. Sta ook stil bij de tijd die je verwacht of denkt dat aan de individuele werkzaamheden zal worden besteed.

Wat is de VvE met de beheerder overeen gekomen?

Nu je een duidelijk overzicht hebt van de werkzaamheden die je verwacht dat de beheerder op basis van een overeenkomst uit voert (nclusief de tijd die u verwacht dat er aan besteed wordt) kun je de volgende stap nemen. Uitzoeken wat de VvE met de beheerder is overeengekomen. Was een voorgaand bestuur verantwoordelijk voor het contract en is door een verloop van eigenaars ook de behoefte van de VvE veranderd? Neem het overzicht wat je hebt opgesteld en vul aan welke werkzaamheden onder het standaard beheer vallen en welke werkzaamheden op basis van een nacalculatie worden doorbelast.

Vergelijk de wensen met de beheersovereenkomst

Als bestuur heb je nu inzichtelijk wat de wensen van de VvE zijn. Je weet wat de inspanningen zijn die de beheerder op basis van de overeenkomst moet uitvoeren. Het vergelijk van de wensen met de beheersovereenkomst geeft ook duidelijk aan waar verwachtingen en de geleverde dienst niet in lijn liggen. Sommige verwachte inspanningen blijken niet onder de beheersovereenkomst te vallen. Sommige inspanningen zitten in de beheersovereenkomst, maar zijn door de leden van de VvE niet gewenst. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat niet alle geleverde werkzaamheden aan de verwachtingen van de VvE voldoen. Door het vergelijk van de wensen met de beheersovereenkomst kunt je een dialoog met de VvE Beheerder starten.

Bespreek uw analyse met de beheerder

Met het overzicht wat je nu hebt, is het tijd om een afspraak in te plannen met jullie beheerder. Deel de analyse voor de afspraak ook met de beheerder. Hij heeft de kans om zich ook in te lezen in de resultaten van jullie onderzoek. Zorg er voor dat het gesprek positief wordt ingestoken. Je zorgt ervoor dat je een dialoog aan gaat en praat over de huidige verwachtingen van de VvE. De beheerder kan inspelen op de verschillen tussen wat is overeen gekomen en de wensen. Hij kan actie ondernemen om de punten die volgens jullie onder de maat zijn aan te pakken en ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de dienstverlening verbeterd.

Maak een verslag notulen van de bijeenkomst

Doordat een VvE regelmatig van bestuur wisselt en de leden verhuizen is het belangrijk om een gespreksverslag te maken. Dit kan ook makkelijk in hetzelfde overzicht als de wensen, de overeenkomst en de score. Door achter elk punt een korte samenvatting te schrijven is het ook voor toekomstige bestuursleden duidelijk wat besproken is en welke afspraken zijn gemaakt.

Wat als je er niet uit komt?

Al het werk is niet verloren als blijkt dat de samenwerking niet langer stand houdt. Het inzicht wat u heeft, is een mooie basis om gesprekken aan te gaan met andere professionele beheerders. Daarbij heeft u goed inzicht gekregen in de argumenten van uw huidige beheerder. Ook weet u of en hoe de wensen door een beheerder ingevuld kunnen worden. Of de conclusie is dat het uitbesteden van het beheer helemaal niet nodig is en kunt u de wensen lijst vergelijken de ondersteuning die te krijgen is met software voor zelfbeheer.

Over de auteur

Deze artikelen zijn door de redactie van VvE Centraal gepubliceerd.
Gerelateerde artikelen
VvE Beheer

Ik zeg mijn VvE lidmaatschap op

Het laatste nieuws wekelijks in je mailbox!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Interessant om te lezen
Hoe actueel is uw VvE beheerovereenkomst?